Faldgruber i digitale projekter

De fleste digitale projekter starter med store ambitioner og god energi. En ny platform, opdaterede API’er, en forbedret kundeoplevelse. Målet er klart, viljen er der – og alligevel kan det ske, at tingene ikke altid bare glider. Tidsplaner kan blive udfordrede, det menneskelige samarbejde kan kompliceres og prioriteter kan ændres.

Hos Oxygen har vi gennemført mange mere og mindre komplekse projekter– nogle gik helt efter bogen, i andre har vi sammen med kunden måttet genfinde fodfæstet undervejs. Fælles for dem er, at vi efterfølgende ønsker at tage ved lære af processen. Derfor afholder vi internt et ”retrospekt”, hvor vi evaluerer på hvad der er gået godt samt hvad der gået mindre godt. Erfaringerne fra mange projekter og retrospekts har lært os, at det sjældent er de tekniske udfordringer, der vælter læsset. Det er derimod de menneskelige og organisatoriske faldgruber.

Her deler vi syv af de mest almindelige – og hvordan vi som leverandør arbejder aktivt for at hjælpe med at undgå dem.

 

1. Skiftende fokus og uklare prioriteter

I løbet af et digitalt projekt lærer man undervejs. Hos kunden – og hos os – kan der opstå nye ønsker, ideer og udfordringer. Det er naturligt og det er supergodt for kvaliteten af projektet. Men når prioriteringer hele tiden flytter sig, og “det vigtigste” ændrer sig uge for uge, mister projektet retning.

Vores løsning: Vi bruger modellen House of Quality til at koble projektets konkrete ønsker og funktioner direkte til forretningens strategiske mål. Det giver et klart billede af, hvad der virkelig batter – og et fælles sprog at prioritere ud fra.

 

2. Uklar ansvarsfordeling hos kunden

Et projekt kommer hurtigt i modvind, hvis der ikke er styr på, hvem der beslutter hvad – og hvornår. Endeløse iterationer, og 20 mand der skal være enige, er ethvert projekts død. Hvem har det sidste ord på designet? Hvem forstår databehovet? Hvem godkender økonomien?

Vores løsning: Vi udarbejder sammen med kunden et ansvarsdokument, der gør roller og mandat tydelige fra start. Dokumentet skal også forankres internt hos kunden. Det gør det lettere at tage beslutninger og holde fremdrift.

 

3. Siloer og parallelt arbejde

Ofte sker det – med overlæg eller pga. manglende intern koordinering – at et it-projekt løber parallelt med andre store forandringer i organisationen. Det kan f.eks. være at der igangsættes et ERP-projekt, API’er skal fornyes eller ny brandingstrategi skal tegnes. Det er sjældent hensigtsmæssigt, og kan kun lade sig gøre med stærk koordination på tværs, for at undgå dobbeltarbejde, fejl, ressourceudfordringer eller sammenstød mellem forskellige systemer og processer.

Vores løsning: Vi insisterer på at tale om, hvordan vi bedst understøtter sideløbende projekter – og udfordrer de overordnede planer og prioriteringer.

 

4. Når nøglepersoner forsvinder

Et langt projekt vil næsten altid blive ramt af ændringer i kundens bemanding. Det kan være en projektleder, der går på barsel, en indholdsansvarlig, der siger op, eller blot ændringer i prioriteringer internt hos kunden.

Vores løsning: Hvis det sker, stopper vi op og gentænker rollefordelingen – i tæt dialog med kunden. Hvem kan tage over? Skal vi justere scope eller tempo? Nogle gange kræver samarbejdet med en ny nøgleperson, at vi justerer tilgangen. Det sikrer, at projektet ikke mister fremdrift.

 

5. Skift af leverandør

Når en kunde skifter leverandør i løbet af en projektproces, står både kunde og ny leverandør ofte lidt på ”unchartered territory”. Der er ofte mangel på overblik, uafklarede beslutninger, mangelfuld dokumentation, og forståelsen for tidligere valg er uklar.

Vores løsning: Vi anbefaler en grundig opstart, hvor vi sammen gennemgår beslutningsgrundlag inkl. designbeslutninger og tekniske beslutninger samt forventninger. Det kræver ekstra ressourcer, men skaber et langt mere stabilt fundament.

 

6. Forsinkelser og skjulte konsekvenser

Tidsplaner skrider – det sker. Forsinkede tredjepartsleverancer, beslutninger der mangler at blive truffet, sygdom og meget mere kan være årsagen. Men det, der for alvor gør ondt, er ofte de konsekvenser, som følger med: flere arbejdstimer, ændringer i scope eller udskudt værdi for forretningen.

Vores løsning: Vi er ærlige og konkrete om konsekvenserne af forsinkelser – både ift. økonomi, ressourcer og fremdrift. Det giver vores kunder mulighed for at træffe informerede valg i tide. Hvis forsinkelse i projektet skyldes forsinkelse fra kundens eller tredjepartsleverandørs side, kører vi projektet i pit. Først når en ny plan er på plads, kører vi projektet tilbage på banen igen. Dette gør vi for at minimere overhead i projektet og for at sikre projektøkonomien bedst muligt. 

 

7. Undervurdering af intern indsats til content og data

Mange projekter bliver pressede op mod deadline, fordi det viser sig, at det tager langt længere tid end forventet at producere og tilpasse content, indtaste data og generelt gøre løsningen klar til lancering.

Vores løsning: Vi rådgiver, hvis ønsket, om det forventede tidsforbrug til content og dataklargøring, og kan efter behov hjælpe med både planlægning, proces og udførsel.

 

Projekter lykkes, når vi lykkes sammen

Et vellykket it-projekt handler ikke kun om teknisk snilde – det handler om samarbejde, gennemsigtighed og rettidig omhu.

Som leverandør tager vi ansvar for vores del af ligningen: Vi stiller de kritiske spørgsmål, vi sætter struktur på samarbejdet, og vi reagerer hurtigt, når tingene ændrer sig. Der skal dog to til tango. Samarbejdet er det der betyder noget for projektets succes. Derfor er vores tilgang ikke "one-size-fits-all", men fælles projekter med fælles ansvar. Det er der, magien – og resultaterne – opstår.